 |
Электронный документооборот
Система электронного документооборота Optimus предназначена для автоматизации делопроизводства и документооборота организаций и предприятий.
СЭД Optimus автоматизирует процессы:
- получения и обработки информации;
- анализа, подготовки, принятия решений;
- выполнения решений;
- учета и контроля принятых решений;
- подготовки, оформления, согласования, утверждения и выпуска документов;
- движения, хранения, поиска и использования документов;
- систематизации архивного хранения документов.
СЭД Optimus решает задачи:
- Автоматизации всего жизненного цикла документа
- Подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов.
- Обеспечение движения, хранения, поиск и использование документов.
- Контроль исполнения поручений.
- Систематизация архивного хранения
- Работы с документами.
- Повышение оперативности и качества работы с документами.
- Исключение дублирования работы по вводу информации о документе.
- Исключение потерь документов.
- Централизованное хранение текстов и графических образов документов.
- Контроля исполнительской дисциплины
- Контроль над прохождением документов организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело.
- Оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
- Своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.
- Сокращение сроков прохождения и исполнения документов.
- Оптимизации работы компании.
- Сокращение затрат на бумажные документы
- Единый порядок работы с документами в подразделениях компании.
- Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.
- Разграничение прав доступа сотрудников к информации.
- Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
СЭД Optimus спроектирована таким образом, что на одном физическом сервере Lotus Domino может работать одновременно несколько раздельных систем электронного документооборота.
Модули СЭД Optimus разделены на четыре группы:
- Модули регистрации – регистрация документов: входящих, исходящих, обращений граждан, организационно-распорядительных документов и служебных записок;
- Модули внутреннего документооборота – проекты документов, согласование, контроль исполнения поручений;
- Справочные и настроечные модули – настройка системы и ведение справочной информации;
- Модули хранения образов документов.
Каждый модуль регистрации и внутреннего документооборота может работать как отдельное приложение, так и как часть системы.
| Модуль |
Функции |
| Входящие |
Регистрация входящих документов, постановка входящих документов на контроль исполнения |
| Исходящие |
Регистрация исходящих документов |
| Обращения граждан |
Регистрация обращений граждан документов, постановка обращений граждан на контроль исполнения |
| Организационно-распорядительные документы |
Создание, визирование и регистрация организационно-распорядительных документов. Ознакомление сотрудников с ОРД, постановка ОРД на контроль исполнения |
| Служебные записки |
Создание, визирование, регистрация служебных записок. Постановка служебных записок на контроль исполнения |
| |
|
| Контроль исполнения поручений |
Создание поручений, контроль исполнения поручений, уведомление о подходе или нарушении сроков исполнения поручений |
| Проекты документов |
Создание, согласование, визирование и постановка на контроль исполнения проектов документов. |
| Согласование документов |
Согласование документов, подготовленных непосредственно в этом модуле или поступивших из других модулей системы. |
| |
|
| Настройки |
Настройка системы, хранение счетчиков номеров документов – входящих, исходящих, ОРД, служебных записок |
| Справочники |
Ведение справочников |
| Структура организации и маршруты |
Хранение информации о структуре организации и о стандартных маршрутах согласования документов. |
| Номенклатура дел |
Ведение номенклатуры дел |
| |
|
| Коннектор |
Организация «сквозного» документооборота между различными организациями |
|
